Politique de confidentialité

Les données personnelles décrites dans cette politique sont traitées par Synaps Labs, société par actions simplifiée (SASU) au capital de 2 000 €, immatriculée sous le numéro 106 234 065 RCS Lille Métropole, dont le siège social est situé 41 rue Simon Vollant, 59130 Lambersart.

Pour toute question relative à cette politique ou à vos données personnelles, vous pouvez nous contacter à l'adresse contact@synaps-labs.fr.

a) Visiteurs du site et prise de rendez-vous (page « Contact »)

Lorsque vous réservez un créneau via notre formulaire de contact, nous collectons : nom, adresse email, société (facultatif), téléphone (facultatif) et le message associé à votre demande, ainsi que le créneau choisi. Ces informations sont nécessaires pour organiser et confirmer le rendez-vous.

b) Utilisateurs du portail (clients, prestataires, collaborateurs)

Pour les personnes disposant d'un accès à notre portail (portal.synaps-labs.fr), nous traitons : identité (nom, prénom, email professionnel), rôle et société de rattachement, ainsi que — selon votre profil — les données nécessaires à la gestion administrative de la mission : comptes-rendus d'activité (CRA), devis, factures et documents contractuels. L'authentification est déléguée à notre fournisseur d'identité (Authentik), auto-hébergé sur notre infrastructure — nous ne recevons jamais votre mot de passe.

c) Collaborateurs salariés (gestion RH)

Pour nos salariés, nous traitons le contrat de travail (type, poste, dates), les rémunérations, les congés (type et dates) et les notes de frais avec leurs justificatifs. Pour une absence maladie, seuls le fait de l'absence et ses dates sont enregistrés, sans motif ni information médicale.

d) Consultants indépendants (dossier de conformité)

Pour les freelances qui interviennent pour notre compte, nous conservons le dossier de conformité exigé du donneur d'ordre : extrait Kbis (avec le nom des dirigeants de la société), attestation de vigilance URSSAF, relevé d'identité bancaire (RIB) et contrat de sous-traitance. Le texte de ces pièces peut être lu automatiquement pour en extraire les informations utiles ; l'extrait Kbis est pour cela transmis au service d'Anthropic (voir section 4).

e) Dossier de compétences et CV des consultants

Nous tenons pour chaque consultant (salarié ou indépendant) un dossier de compétences : expériences, formations, certifications, langues, ainsi que le CV personnel du consultant. Ce CV est importé par le consultant lui-même (ou par un administrateur de Synaps Labs) et analysé sur nos propres serveurs, sans intelligence artificielle ni service externe, pour pré-remplir le dossier, qui est ensuite relu. Un seul CV personnel est conservé : chaque nouvel import remplace le précédent. Il n'est accessible qu'au consultant, à la direction et aux commerciaux de Synaps Labs. Le dossier sert à préparer les CV présentés à nos clients et prospects : lorsqu'un commercial génère un CV au format Synaps Labs pour répondre à un appel d'offres, le contenu du dossier et du CV est transmis au service d'Anthropic (voir section 4).

f) Contacts de nos clients, prospects et partenaires

Pour nos relations commerciales, nous traitons les coordonnées professionnelles de nos interlocuteurs : civilité, nom, prénom, email et téléphone professionnels, fonction et société.

g) Journal des accès au portail

Pour la sécurité de la plateforme, chaque accès au portail est journalisé : utilisateur, page ou action demandée, date, résultat et adresse IP. Nous gardons aussi la trace des dépôts, téléchargements et suppressions de documents, et l'historique des changements de statut (par exemple la validation d'un CRA) avec leur auteur.

• Gestion des demandes de contact et rendez-vous — exécution des mesures précontractuelles prises à votre demande (art. 6.1.b du RGPD).
• Gestion des comptes et de la relation contractuelle (missions, CRA, devis, facturation) — exécution du contrat qui nous lie à vous ou à votre société (art. 6.1.b).
• Gestion administrative du personnel (contrats, rémunérations, congés, notes de frais) — exécution du contrat de travail (art. 6.1.b) et respect des obligations légales du droit du travail et de la paie (art. 6.1.c).
• Conformité des sous-traitants (dossier des freelances) — respect de l'obligation de vigilance du donneur d'ordre, art. L8222-1 du Code du travail (art. 6.1.c).
• Dossier de compétences et CV — intérêt légitime de Synaps Labs à proposer ses consultants sur des missions (art. 6.1.f) ; exécution du contrat de sous-traitance pour un consultant indépendant (art. 6.1.b).
• Suivi commercial des clients et prospects — exécution des contrats et mesures précontractuelles (art. 6.1.b) ; intérêt légitime de Synaps Labs à développer son activité auprès des entreprises (art. 6.1.f).
• Sécurité et traçabilité de la plateforme (journal des accès, authentification, historique des actions) — obligation de sécurité (art. 32 du RGPD) et intérêt légitime de Synaps Labs à protéger ses services et à conserver la preuve des actions (art. 6.1.f).
• Mesure d'audience anonyme du site vitrine (pages vues, provenance, type d'appareil) — intérêt légitime de Synaps Labs à améliorer son site (art. 6.1.f), dans le cadre de l'exemption de consentement prévue par la CNIL pour la mesure d'audience (voir section 6).
• Obligations légales, comptables et fiscales (facturation, paie, comptabilité) — respect d'une obligation légale (art. 6.1.c).

Vos données ne sont jamais vendues. Elles peuvent être transmises aux destinataires suivants :

• Les collaborateurs habilités de Synaps Labs, dans la limite de leurs fonctions. Les rémunérations sont réservées à la direction.
• Nos clients et prospects, pour les CV de consultants présentés dans nos propositions commerciales, et nos clients pour les CRA des missions réalisées chez eux.
• Google LLC (Google Workspace : messagerie et agenda), pour la prise de rendez-vous : les informations du formulaire (nom, email, société, téléphone, message et créneau) figurent dans l'événement d'agenda et l'invitation. Google agit comme sous-traitant.
• Anthropic PBC (API Claude), dans deux cas : la génération, par un commercial, d'un CV au format Synaps Labs pour répondre à un appel d'offres (contenu du dossier de compétences et du CV du consultant), et la lecture du texte d'un extrait Kbis déposé dans le dossier de conformité d'un freelance (dont le nom des dirigeants de la société). L'import d'un CV par le consultant n'est jamais transmis à Anthropic. Anthropic agit comme sous-traitant.
• Time, notre plateforme agréée de facturation électronique, de paie et de comptabilité : données nécessaires aux factures, à la paie et à la comptabilité. Time agit comme sous-traitant.
• Notre expert-comptable, pour la tenue de la comptabilité.
• OVH SAS, notre hébergeur (France) — infrastructure serveur, stockage chiffré des documents (contrats, ordres de mission, CV, pièces de conformité) et des sauvegardes, sans accès applicatif à vos données.

Aucun outil publicitaire ni outil d'analyse d'audience tiers n'a accès à vos données. Notre fournisseur d'identité (Authentik) et notre outil d'automatisation interne (n8n) sont auto-hébergés sur notre propre infrastructure : ce ne sont pas des tiers destinataires.

Transferts hors de l'Union européenne

Notre plateforme est hébergée en France. Deux de nos sous-traitants sont établis aux États-Unis et peuvent y traiter des données :

• Anthropic PBC : dossiers de compétences et CV utilisés pour générer un CV de réponse à un appel d'offres, et texte des extraits Kbis analysés.
• Google LLC : données des demandes de rendez-vous et échanges par messagerie.

Ces transferts sont encadrés par des clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne ou par le cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework). Vous pouvez obtenir des informations sur ces garanties en nous écrivant à contact@synaps-labs.fr.

Nous ne gardons vos données que le temps nécessaire à leur finalité. Lorsqu'une durée d'archivage est indiquée, les données sont d'abord archivées avec un accès restreint (pour une obligation légale ou un éventuel litige), puis supprimées ou anonymisées.

• Demandes de contact et de rendez-vous : 3 ans après le dernier contact.
• Contacts des clients et prospects : 3 ans après le dernier contact.
• Dossier du salarié (contrat, rémunérations) : durée du contrat, puis archivage jusqu'à 5 ans après le départ.
• Congés (dont les absences maladie, enregistrées sans motif) : année en cours et année suivante, puis archivage jusqu'à 5 ans après l'année concernée.
• Notes de frais et justificatifs : jusqu'au remboursement, puis archivage 10 ans (pièces comptables).
• CRA et préparation de la facturation : durée de la mission, puis archivage 10 ans.
• Dossier de conformité d'un freelance (Kbis, attestation URSSAF, RIB, contrat) : durée de la relation, puis archivage jusqu'à 5 ans après la fin du dernier contrat.
• Dossier de compétences et CV personnel : durée de la collaboration (un seul CV conservé, remplacé à chaque import).
• Factures et documents comptables : 10 ans (obligation légale).
• Journal des accès au portail (dont l'adresse IP) : 90 jours.
• Trace des accès aux documents : 1 an, portée à 5 ans pour les documents RH et de conformité.
• Statistiques de visite du site vitrine : 13 mois.

Sauvegardes. Une donnée effacée peut subsister jusqu'à 35 jours dans nos sauvegardes chiffrées, le temps de leur renouvellement. Ces sauvegardes ne servent qu'à restaurer le service en cas d'incident.

Le site vitrine (synaps-labs.fr) ne dépose aucun cookie, ni de mesure d'audience ni publicitaire. Le portail authentifié dépose deux cookies strictement nécessaires au fonctionnement du service (exemptés de consentement au sens de la recommandation CNIL sur les cookies) :

• portal_session — maintient votre session connectée (30 jours maximum).
• portal_auth_tmp — sécurise le processus de connexion (quelques minutes, supprimé automatiquement).

Mesure d'audience sans cookie. Pour connaître la fréquentation du site vitrine, nous comptons les pages vues sans cookie ni identifiant stocké dans votre navigateur. Votre adresse IP et votre navigateur ne sont jamais conservés : ils servent uniquement à calculer une empreinte anonyme, renouvelée chaque jour, qui permet de compter les visiteurs uniques d'une journée sans vous suivre d'un jour à l'autre. Nous conservons la page consultée, le site de provenance, le type d'appareil, la famille de navigateur et la langue, pendant 13 mois, à des fins exclusivement statistiques et sans aucun partage. Les navigateurs qui signalent « Do Not Track » ou « Global Privacy Control » ne sont pas comptés.

Vos données sont hébergées en France sur une infrastructure que nous administrons, avec chiffrement des secrets et des sauvegardes, et un accès restreint aux seules personnes habilitées. Le chiffrement TLS protège les échanges entre votre navigateur et nos serveurs. À l'intérieur de notre infrastructure hébergée en France, certains échanges entre nos propres services ne sont pas chiffrés : ils restent sur nos serveurs et ne transitent pas par Internet.

Conformément au RGPD, vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, de portabilité et d'opposition sur vos données personnelles. Vous pouvez également définir des directives relatives à leur sort après votre décès.

Pour exercer ces droits, contactez-nous à contact@synaps-labs.fr en précisant votre demande et en joignant un justificatif d'identité si nécessaire. Nous vous répondrons dans un délai maximal d'un mois.

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés).

Cette politique peut être mise à jour pour refléter l'évolution de nos services ou de la réglementation. La date de dernière mise à jour figure en haut de cette page.